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Además del estudio, las habilidades de planificación son importantes en muchos ámbitos de la vida, tanto profesional como personal. Si siempre dejas las cosas para el último momento o te encuentras con dificultades para cumplir los plazos ¡te interesa leer este artículo!


En la Unidad de Orientación es frecuente escuchar a los estudiantes decir “Sí, si yo me organizo, pero luego no lo cumplo”. Organizarse bien es una cuestión en la que intervienen tanto factores prácticos (qué hacer y cómo hacerlo) como aspectos personales y motivacionales (porqué y para qué lo hago). Aquí encontrarás las pautas prácticas que te ayudarán a planificarte mejor. En un segundo artículo comentaremos algunos aspectos que a nivel psicológico afectan al hecho de llevar realmente a cabo la planificación.

En definitiva, planificar consiste en establecer objetivos claros, determinar los pasos intermedios que hay que dar para conseguirlos e ir revisando el progreso que se va logrando dentro del tiempo establecido. Parece sencillo pero a muchas personas les cuesta ponerlo en práctica. Algunas habilidades que identifican los expertos de la Universidad de Kent para una buena gestión del tiempo serían saber priorizar, organizar un horario de trabajo, hacer listas para recordar lo que tienes que hacer y cuando, perseverar cuando las cosas no salen como esperabas y evitar la procrastinación (no dejar las cosas para más tarde).

Para priorizar debemos distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes. Para ser eficientes necesitamos centrarnos en lo más importante y lo más urgente en primer lugar. Resulta muy útil hacer una lista de tareas y ordenarlas por orden de prioridad, de manera que evitemos distraernos con tareas inmediatas y sencillas pero nada importantes. Particularmente práctico será gestionar tu lista de tareas aplicando las cuatro “Ds” que propone David Allen en su libro Organízate con eficacia:

  • Do: Hacer en el momento las tareas rápidas que lleven menos de dos minutos
  • Defer: Difiere o aplaza lo que lleva más de dos minutos y planifica el momento en que lo harás
  • Delegate: Delega las tareas que alguien puede hacer por ti
  • Delete: Elimina todo lo innecesario para concentrarte mejor

Identificar las áreas en las que pierdes tiempo y tratar de reducirlas es un buen comienzo para organizar tu tiempo. Así puedes descartar acciones innecesarias o reubicar tareas de forma más eficiente. Establece un hábito de trabajo, con un horario definido, de manera que puedas repartir el tiempo teniendo en cuenta los plazos para las entregas y exámenes, sin dejar las cosas para el último día.

Utiliza una agenda. La agenda tradicional de papel ha sido sustituida en gran medida por los smartphones. Elige el formato que te resulte más práctico para asegurarte de apuntar todas tus tareas y plazos. Además de contar con información precisa y necesaria, el hecho de usar agenda tiene un efecto importante sobre la sensación de “tengo mil cosas que hacer y no tengo tiempo” que todos hemos experimentado alguna vez. Según vamos volcando en la agenda todas las tareas pendientes, vamos distribuyendo el trabajo y asignando momentos concretos para realizar ese torbellino mental que de otra manera llega a afectar incluso a la capacidad de concentración.

Con una buena organización aprovechamos mejor el tiempo y, además de aumentar las probabilidades de ir cumpliendo nuestros objetivos, lo hacemos con menores niveles de ansiedad ya que tenemos mayor control sobre la situación. En lugar de ir improvisando sobre la marcha, vamos tomando decisiones conscientes en cada momento con lo que también cometemos menos errores.

 

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